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# 本局への依頼・お問い合わせについて

本ページでは情報メディアシステム局にお問い合わせをする際に注意していただきたい項目について解説しています。 これらに則っていないお問い合わせについては、原則的に情報メディアシステム局のメンバーは対応しません。

# 依頼は納期の 1 ヶ月前までにする

情報メディアシステム局へ何かしらの依頼をする際は、納期を明確に指定した上で、その納期の 1 ヶ月前までに依頼をしてください。

# 適切なチャンネルを使用する

内容に合った Slack チャンネルを使用してください。 適切なチャンネルを使用することで、担当者が処理しやすくなり効率的に対応が可能です。

具体的には以下の条件で使い分けてください。(2022 年 8 月 25 日現在)

  • SOS に関する問い合わせ: #171_雙峰祭オンラインシステム
  • 雙峰祭ウェブサイト (opens new window) に関する問い合わせ: #172_ホームページ案件
  • info のログインセキュリティ無効化依頼: #173_infoログイン依頼
  • 上記 3 点に当てはまらない情報メディアシステム局への問い合わせ: #270_to情報メディアシステム局

# DM を使用しない (例外あり)

問い合わせには前述の Slack チャンネルを利用してください。 それ以外の手段(担当者への Slack DM やその他メッセージングサービスなど)による連絡は行わないでください。

DM などを使用した場合には以下のような問題が懸念されます。

  • やり取りをしている人しか情報を持っていない状態になる
  • 直接の担当者ではない人だった場合に伝言ゲームになってしまい、作業が遅れる・認識に齟齬が生まれる

ただし、セキュリティー上の理由等で不特定多数の人に見られると困る場合には例外的に DM で対応いたします。 そういった場合にはなぜ不特定多数に見られると困るのかを明記した上で問い合わせてください。

また、やり取りの中でパスワードなどを共有する必要がある場合、パスワード自体は DM で送信してください。 ただし「A さんが B さんにパスワードを共有した」という事実は隠すべきでないので、公開チャンネルで行われるべきです。

例えば以下のようなやりとりではパスワード自体を送信している (DM) 行のみを DM で連絡し、その他のやり取りは全て公開チャンネルで行ってください。

A さん「〜のため、〇〇のパスワードを教えて下さい」
B さん「わかりました。 DM にてパスワードを送信します」
(DM) B さん「〇〇のパスワードは XXX です」
B さん「DM にてパスワードを送信しました。ご確認ください」
A さん「ありがとうございます。無事にログインできました！」

# 1 メッセージ 1 要件にする

複数の問い合わせをする際に、1 つのメッセージにまとめるのではなく別々のメッセージにして投稿してください。 また、返信はスレッド機能を活用してください。 複数の要件が混ざると混乱しやすく、やり取りがスムーズにいかなくなる可能性があります。

# 担当者を指名しない

局長や前回対応してくれた情報メディアシステム局員などを、メンションで指名しないでください。 メンションをしなくても局内で適切な担当者を割り当てて対応します。

# 詳細を説明する

問い合わせ時に情報が不足していると、適切に対応ができません。 例えば、不足している情報について質問が発生することで対応が遅くなってしまう場合などがあります。 他にも重要度をこちら側で認識できずに対応の優先度を下げてしまう可能性もあります。

依頼の際には以下の情報を含めるように注意すると良いです。

  • 何がしたいのか (目的)
  • 何をしてほしいのか (依頼内容)
  • (あれば)なぜ局内で完結せず情報メディアシステム局に依頼するのか (理由)
    • (局内で行ったことがあれば) すでに試したこと
  • いつまでにやってほしいのか、何故その期日なのか (期日)

negi にアクセスできません！助けてください！

〇〇のファイルをダウンロードするため negi にログインしようとしたところ、ログインに失敗したので調査してほしいです。 ← 目的と依頼内容
添付ファイルのような画面になっていました。 ← トラブルの報告時などには状況の詳細もあると対応しやすいです
同じ局の〇〇さんにも試してもらいましたが、同じ画面になってしまいました。 ← 個人の問題ではないことがわかります
次回の部会の資料作成に 〇〇のファイルを使うので、XX 日までにはデータがほしいです。 ← 期日が明確であり、その日時までに復旧しなければ別の手段でそのデータだけ取得するといった対応もできるようになります。

本ページの内容について質問や異議がある場合には #270_to情報メディアシステム局 にてお問い合わせをお願いします。